CHIAREZZA SULL’INFORMATIVA: A COSA SERVE QUESTO DOCUMENTO? SU CHE COSA DEVE INFORMARE?

Sai qual è, in assoluto, il sistema per poter utilizzare i dati dei tuoi clienti in modo lecito e con il loro benestare?

Pensaci un attimo. Funzionerebbe anche con te. Non saresti più tranquillo se quando presti qualcosa a qualcuno sapessi in anticipo quale uso ne farà e se passerà a qualcuno i beni di tua proprietà per utilizzarli a qualsiasi scopo?

La stessa cosa avviene con i dati personali. Se sei chiaro ed esplicito sull’uso che ne farai, le persone saranno più propense ad affidarteli, soprattutto nel periodo in cui viviamo, in cui, da un lato, è molto facile perdere il controllo dei propri dati e, dall’altro, si diventa sempre più circospetti sul consegnare le proprie generalità, si ricevono molte più richieste di contatto o email informative.

I dati sono sempre più importanti ma sono altrettanto importanti le tutele nei confronti di chi li cede per ricevere qualsiasi tipo di servizio.

C’è chi approfitta del possesso dei dati per scopi illeciti o al limite del legale, comunque a discapito degli interessati, e chi invece ha necessità di usare i dati per il proprio business ed associa ad essi un grande valore… Ed in effetti oggi i dati hanno una grande importanza, anche, ad esempio nel costruire un business. Potrebbero averlo anche per te e, per questo, dovresti prestare grande attenzione a come li chiedi ed a come li tratti; ed anche a come comunichi gli scopi e le modalità con cui trattarli.

Abbiamo, nelle prime righe di questo post, già introdotto i primi principi su cui deve basarsi una corretta informativa sul trattamento dei dati personali, già sanciti da leggi italiane ed europee.

Se poi vuoi sentirti più sicuro, ed affidarti a degli esperti per evitare mancanze o errori, affidati al Team P R O V A C Y, siamo esperti di trattamento dei dati, praticando da anni questa attività ed avendo dotato numerose aziende di un vero e proprio sistema di trattamento dei dati che consente a chi lo adotta di progettare i propri processi interni a prova di privacy sin dall’origine.

Ma intanto vediamone altri, per poter costruire una corretta informativa da utilizzare nelle nostre lettere per acquisire clienti, nei contratti, sul sito web, ecc…

Cosa diresti, ad esempio, se, solo per venderti un computer, un negoziante ti chiedesse, oltre ad esempio all’email e al codice fiscale, anche come si chiama ciascuno dei tuoi figli?

Quantomeno penseresti, ma che se ne farà dei nomi dei miei figli?

In effetti non si dovrebbero mai chiedere dati in misura maggiore o sproporzionata rispetto all’uso che se ne deve fare. È l’altro principio dell’informativa ossia la proporzionalità.

Poi la trasparenza su chi è il titolare

Tale principio riguarda, in particolare, l’informazione degli interessati sull’identità del titolare del trattamento e sulle finalità del trattamento.

Le persone devono essere sensibilizzate ai rischi, alle norme, alle garanzie ed ai loro diritti riguardanti il trattamento dei propri dati.

Al momento della raccolta dati,(il principio della privacy sin dalla progettazione e dall’inizio di qualsiasi attività, principio ribadito dal Garante Europeo ed anche su vari post di questo sito) devono anche essere chiare, esplicite e legittime le finalità del trattamento dei dati personali.

Inoltre, Sapevi che non puoi conservare i dati da te raccolti per un tempo illimitato ma solo per un tempo necessario unicamente allo scopo che hai dichiarato nell’informativa?

I dati personali dovrebbero cioè essere trattati solo se la finalità del trattamento non è ragionevolmente conseguibile con altri mezzi.

E per assicurare che i dati personali non siano conservati più a lungo del necessario, il titolare del trattamento dovrebbe stabilire un termine per la cancellazione o per la verifica periodica.

Insomma, il trattamento dei dati personali, e qui parliamo di dati di clienti, fornitori, dipendenti, è materia importante, a volte scottante da prendere con le dovute attenzioni. Ma hai anche bisogno di quotidianamente di raccogliere e utilizzare i dati e la tua attività non può subire rallentamenti o limitazioni.

Affidati allora a chi da anni sa consigliare le aziende su come agire nella conformità alle normative e utilizza le misure sulla privacy a favore della tua produttività, visita la nostra pagina dei contatti.